Nhân Viên Văn Phòng Phải Làm Gì

Công việc của một nhân viên văn phòng đôi khi phải làm khá nhiều việc khác nhau chứ không hề đơn giản như mọi người thường nghĩ. Nhất là ở những doanh nghiệp lớn, nhân viên văn phòng cần có nhiều kỹ năng mới có thể hoàn thành tốt được các công việc của mình và việc ứng tuyển vào vị trí nhân sự tại các công ty lớn cũng đặt ra những yêu cầu cao hơn với những mẫu đơn xin việc ấn tượng hơn. Vậy, một nhân viên văn phòng sẽ phải làm những công việc gì?

Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhân Viên Hành Chính

Câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính nhân sự bằng tiếng anh

Kinh nghiệm phỏng vấn nhân viên hành chính

Mục Tiêu Nghề Nghiệp Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

Mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên hành chính văn phòng là quản lý và hỗ trợ hoạt động của văn phòng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Một số mục tiêu nghề nghiệp cụ thể cho nhân viên hành chính văn phòng có thể bao gồm:

Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Học Ngành Gì?

Không có một ngành học cụ thể nào là bắt buộc cho việc trở thành một nhân viên hành chính văn phòng. Tuy nhiên, nhiều công ty và tổ chức đề nghị ứng viên sở hữu bằng cấp tương đương hoặc kinh nghiệm tương đương trong lĩnh vực liên quan đến quản lý văn phòng hoặc các lĩnh vực khác như kế toán, marketing, quản lý nhân sự và quản lý dự án.

Một số ngành học có thể giúp bạn trang bị những kỹ năng và kiến thức cần thiết để làm việc như một nhân viên hành chính văn phòng bao gồm:

Ngoài ra, có rất nhiều khóa đào tạo và chứng chỉ cấp phù hợp với công việc của nhân viên hành chính văn phòng, giúp cải thiện kỹ năng mềm và các kỹ năng chuyên môn, từ đó nâng cao cơ hội nghề nghiệp của bạn trong lĩnh vực này.

Các kỹ năng và tố chất cần có đối với nhân viên văn phòng

Để trở thành một nhân viên văn phòng giỏi và cần có các kỹ năng, tố chất dưới đây. Nhưng yếu tố này sẽ quyết định việc bạn sẽ thăng tiến như thế nào trong ngành của bạn.

Nhiệm Vụ Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

– Quản lý tài liệu và hồ sơ: Bảo đảm tài liệu và hồ sơ của công ty hoặc tổ chức được tổ chức và bảo quản đúng cách.

– Xử lý điện thoại, thư từ và email: Nhân viên hành chính văn phòng cần phải xử lý các cuộc gọi điện thoại, thư từ và email từ khách hàng hoặc đối tác, đồng thời giải quyết các yêu cầu hoặc truy vấn của họ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

– Điều phối lịch làm việc: Tổ chức các cuộc họp, sự kiện và lịch trình làm việc của các nhân viên trong công ty hoặc tổ chức, đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra đúng giờ và đầy đủ.

– Hỗ trợ các bộ phận khác: Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty như kế toán, nhân sự, marketing và quản lý dự án.

– Quản lý văn phòng: Đảm bảo rằng các thiết bị văn phòng, phần mềm và các công cụ được sử dụng trong văn phòng được bảo trì và hoạt động tốt.

– Giải quyết các vấn đề liên quan đến văn phòng: Giải quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức và quản lý văn phòng, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của văn phòng.

Quản lý trang thiết bị trong công ty

Nghiên cứu và xem xét nhu cầu về trang thiết bị từ các bộ phận trong công ty sau đó lên đề xuất để trình cấp trên. Sau khi được cấp trên phê duyệt thì nhân viên văn phòng tiến hành mua sắm các trang thiết bị rồi phân bổ bàn giao cho từng bộ phận sử dụng. Trong quá trình các phòng ban sử dụng, nhân viên văn phòng vẫn phải theo dõi và quản lý những thiết bị này.

Đối với những công ty có hệ thống sách báo thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ quản lý hệ thống thư viện và sách báo cho công ty.

Việc làm Hành chính - Văn phòng tại Hà Nội

Khi công ty có các dự án sẽ cần huy động lực lượng nhân viên hỗ trợ trong đó nhân viên văn phòng cũng không ngoại lệ. Công việc của nhân viên văn phòng đối với các dự án đó là in ấn, đóng gói thầu dự án, xin chữ ký và con dấu của những người chịu trách nhiệm dự án. Nếu có người đi công tác tại dự án thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ sắp xếp phương tiện đi lại, nơi ở cho họ. Ngoài ra, nhân viên văn phòng cần chuẩn bị các tài liệu hoặc các thiết bị văn phòng phẩm cho người đi công tác.

Có thể thấy rằng nhân viên văn phòng có rất nhiều đầu việc cần phải làm, bên cạnh những công việc trên thì trên thực tế một nhân viên văn phòng còn triển khai nhiều công việc khác để hỗ trợ bộ máy nhân sự trong doanh nghiệp được vận hành tốt nhất. Bạn hãy nắm bắt những thông tin này để chuẩn bị kỹ tâm lý trước khi ứng tuyển công việc, đáp ứng nhu cầu thị trường Hưng Yên tuyển dụng hay bất kể một thị trường việc làm nào mà mình muốn tham gia.

Qua những thông tin trên đây chắc hẳn chúng ta đã tưởng tượng ra được các công việc chính mà một nhân viên văn phòng cần làm. Những công việc này tuy không yêu cầu nhiều về trình độ chuyên môn nhưng công việc khá nhiều và vất vả đòi hỏi người lao động phải có những kỹ năng nhất định và phải thực sự yêu thích công việc này.

Nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành các công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…).

Học gì để làm nhân viên văn phòng (Hình từ internet)

Có những quan điểm cho rằng công việc của một nhân viên văn phòng chỉ đơn giản là ngồi bàn giấy và ghi chép, sắp xếp hồ sơ với những thao tác đơn giản. Nhưng thực tế khác hoàn toàn với những suy nghĩ mặc định của nhiều người. Bởi nếu công việc có vẻ “dễ” như vậy thì chắc chắn thị trường lao động đã dư thừa và các doanh nghiệp sẽ không còn gặp phải trình trạng khó khăn về nhân sự. Vậy học gì để làm một nhân viên văn phòng?

Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình, bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp. Công việc của nhân viên hành chính khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động nên bạn cũng cần có sức khỏe để làm tốt công việc này.

Nói 1 cách chuyên sâu, kế toán là ngành thực hiện quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động tài sản trong doanh nghiệp, tổ chức. Để từ đó, kế toán viên có thể cung cấp thông tin tài chính hữu ích cho việc đưa ra những quyết định về kinh tế – xã hội và đánh giá hiệu quả các hoạt động trong doanh nghiệp.

Trung thực, kiên nhẫn là nguyên tắc được xem là yếu tố quan trọng nhất trong ngành Kế toán, vì có liên quan đến sổ sách, tiền bạc của công ty cho nên việc sở hữu những tố chất trên sẽ giúp bạn tạo niềm tin đối với nhiều người. Ngoài ra, người làm kế toán cũng cần tính chính xác, trách nhiệm và kỷ luật cao để đáp ứng những yêu cầu gắt gao của công việc.

Đối với bất cứ doanh nghiệp nào thì xây dựng 1 đội ngũ nhân viên chất lượng luôn là quan tâm hàng đầu, và không ai khác, chính phòng nhân sự sẽ là nơi đảm đương trọng trách đó. Tuy nhiên, khó khăn trong việc "làm dâu trăm họ" đã biến phòng nhân sự trở thành bộ phận có số điểm yêu thích thấp nhất trong công ty.

Đây là ngành học đại diện tiêu biểu cho hình ảnh 1 nhân viên văn phòng cổ điển. Đối với ngành Lưu trữ học, bạn phải phụ trách phòng/bộ phận Văn thư – lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tham mưu, đề xuất về các biện pháp tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận Văn thư – Lưu trữ cũng là 1 phần nghiệp vụ của ngành Lưu trữ học.

Với một cái tên công việc mang tính phổ quát, vị trí nhân viên văn phòng có thể bao gồm nhiều nhóm các công việc khác nhau. Trách nhiệm của một nhân viên hành chính văn phòng có thể làm bao gồm (nhưng không giới hạn) như sau:

Nhân viên hành chính văn phòng là gì? Nhân viên văn phòng phải làm những gì? Hãy cùng Kỹ Năng CB theo dõi bài viết dưới đây để nắm được vị trí nhân viên hành chính văn phòng trong doanh nghiệp.